L’estiu és un bon moment per aturar-nos i millorar alguns aspectes de la nostra quotidianitat professional. Avui llenço una pregunta: quina ha de ser la durada d’una reunió? En molts entorns professionals i educatius aquest és un tema no resolt i és primordial i urgent fer-ho. El temps que dediquem a les coses acaba sent directament proporcional a la nostra productivitat. Se’m posen els pels de punta quan escolto l’existència de reunions periòdiques d’una o dues hores que, a més, es programen automàticament simplement per justificar unes trobades. Com a mínim deuen estar solucionant el món, no? A més, amb les videoconferències han disparat el número de reunions, perquè és realment més senzill convocar-les, però moltes vegades són evitables, així que hauríem de tenir clars alguns conceptes per poder treballar correctament les trobades d’equip. Hem de prendre consciència que en general es perd massa temps amb reunions i sovint no s’organitzen correctament. El problema s’agreuja perquè les videotrucades han crescut exponencialment. Segur que us heu topat amb més d’una persona que té diverses reunions a distància consecutives en un sola dia. Segons un estudi recent de Microsoft, aquestes trobades seguides no són sostenibles.
Les reunions són un molt bon mecanisme per prendre decisions en equip i aportar noves idees a l’entorn laboral. Abans de convocar-la hem de posar una data, hora i durada i això, lògicament, dependrà del tema que haguem de tractar. Com més curta sigui, molt millor. Penseu que les persones no prestem la mateixa atenció al principi que al final de la reunió, així que és molt important acotar els tempos. Igualment, hem de ser capaços de detectar el moment que estem excessivament cansats, quan no s’aporten idees o quan el desgast puja de to les exposicions. En aquest moment és important aturar la trobada, deixar-la per més endavant o, si és necessari, fins i tot per un altre dia.
Un altre component important és la preparació prèvia de la reunió així com convocar a les persones que són realment necessàries. Un moderador ha de conduir la reunió, motivar les aportacions de la resta i seguir l’ordre del dia establert. Al final de la trobada haurem d’haver arribat a una solució o a conclusions determinants del tema que ens ocupa, arribar a acords entre els participants i gestionar les tasques a desenvolupar a partir d’aquell moment. D’aquesta manera provocarem que el concepte ‘reunió’ sigui ben rebuda entre els companys i, el més important, generarem complicitats i estimularem la recerca de noves estratègies i idees per fer avançar el nostre projecte.
A la pregunta, cal organitzar sempre una reunió per desenvolupar totes les tasques d’equip? La resposta és, no. Hi ha moltes maneres de comunicar-nos amb la resta que no necessiten una convocatòria. El correu electrònic és una molt bona eina per fer arribar un tipus d’informació o directriu concreta, també podem demanar informes individuals, perquè la resta de companys no els hi cal tenir-ne coneixement, o bé obrir un document intern en el qual hi pot participar tothom qui ho vulgui amb les primeres idees i, posteriorment, convocar una reunió per debatre el què s’ha recollit. En definitiva, la reunió és una trobada entre persones que persegueixen un objectiu comú i que s’ha de convocar quan és estrictament necessari.
